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Put knowledge to work.

和文件櫃說再見!成為無紙化企業的6大好處
讀完這篇,讓你不會錯失成為無紙化企業的大好機會。

對於大型企業來說,成為無紙化辦公室是一個理想目標。這樣做意味著可以減少紙張消耗、可以省下很多錢、可以保護地球環境並且可以加快商業處理流程。即使企業最後沒有達到100%無紙化環境,也能在這個轉型過程中獲得極大的幫助。
執行無紙化
跨出正確的第一步是絕對艱難的,但是你不用擔心,只要仔細規劃,任何企業都可以實現這個目標。
1.時間就是金錢,無紙化可以避免浪費時間
在數位時代下的無紙化環境有許多優點,其中最重要的是它可以為企業員工節省大量的時間。它讓文件歸檔/尋找不再是一件曠日廢時的工作。無紙化的文件數位化儲存/檢索可以透過電腦在幾秒內完成,這相較於過去員工可能要花費數個工作小時以人工方式尋找,有相當顯著的差別。
2.數位化儲存讓你省空間又省錢
隨著那些因時間而逐年累積的紙本文件,你需要為這些實體文件準備相當佔空間的文件櫃和檔案室等設施。騰出上述設施是無紙化企業營運空間可以減少的原因之一,因為企業不需投資大量的實體設施,除此之外,還有很多其他的費用可以節省,例如:墨水、碳粉、紙張、郵資、人工處理、人工管理及租金等營運成本。根據研究調查顯示,平均每個員工每年要花費在實體文件的處理費用大約是100英鎊(相當於台幣38,700元)。這對於一個擁有 500 名員工的大型企業來說,每年可節下約 50,000 英鎊(相當於台幣1,935萬元)。
3. 走入數位,迎向一個無國界沒距離的新世界
數位化儲存的另一個好處是可以透過雲端讓資料存取不受區域或距離的限制。這對於跨國型企業特別有用。無論員工身處哪個國家或時區,你都可以透過建置完成的數位化雲端儲存檔案中心,隨時進行文件的歸檔或搜尋,不須像過去處理實體文件時必須經由人的協助才能完成文件的歸檔/調閱。
4.強化資料管理安全性
透過數位化儲存的資料,將能為企業帶來資料管理更安全的好處。數位化儲存的資料不同於傳統實體文件,不會有因火災而付之一炬或遭竊賊偷竊的風險。企業的重要資料應放置於雲端或公司的資料伺服器中,並將之加密且限制使用者的資料存取權限。然而,安全是一個相當複雜且爭論不斷的議題。多數企業都希望將敏感的機密資料儲存在最安全的資料庫來防止駭客的攻擊。因此,為不同類型的數位化儲存資料找到最正確的安全防護方式,是企業在無紙化過程中首重的課題。
5.為環保做出貢獻,讓世界更美好
根據調查,一個小型企業平均每年要使用超過10,000張紙(相當於每月833張),這樣的紙張用量相當於一棵小樹可以製成的紙張數量。無可否認,這個以減少紙張用量來減少砍筏樹木的環保論點似乎造成一些爭議。因為,企業也可以透過紙張回收再使用或使用再生紙來響應這個環保政策,還有一個特別的論點是,因為這些用於造紙的樹木是不斷被重新種植的;因此,企業似乎沒有必要對於使用紙張而感到內疚,畢竟這是造紙業者的商業行為。然而,我們在乎的不是這些被砍筏的樹木,而是會因此而受到影響的地球環境.過度砍筏樹木會對地球生態造成巨大影響已是不爭的事實,雖然樹木可以再種植,但是這樣的過程對環境所造成的衝擊是永遠無法回復的。
6.讓員工思維與行為大進化
最後這點很重要,一定要繼續看下去,如果一開始沒能獲得員工的認同,企業的無紙化就很難執行下去。企業必須讓每位員工瞭解為何要無紙化,並且制定相關的規範來引導員工執行無紙化,因為這將深刻影響他們在未來工作中所做的一切行為。例如:企業必須要求員工直接將做好的簡報另存成 PDF 格式,然後存放於伺服器指定的資料夾或雲端資料夾內,並且要求員工將舊有的紙本文件掃描成PDF格式再以電子郵件方式進行資料的傳遞或分享,透過員工平時在工作上的數位化儲存、傳遞及實質上的運用,例如:在企業的研討會和員工訓練課程上全面使用平板及這些數位化資料。讓員工可以藉由企業無紙化的過程及成果來提升個人的數位化資料處理及使用能力,這對於企業的整體競爭力提升非常有幫助。
成為無紙化企業
在跨出正確的第一步後.逐步成為無紙化企業是指日可待的,雖然過程中會面臨許多挑戰,但這是企業未來永續生存必須經歷的轉型過程之一,只要做好仔細規劃,任何企業都可以實現這個目標。
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Measure
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一個小型企業平均每年要使用超過10,000張紙
2020/10/12 02:09
獲得員工的認同
2020/10/12 02:09