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因疫情而改變的日本,與沒有改變的台灣|佐藤峻/日本人的台灣創業紀錄|換日線

因疫情而改變的日本,與沒有改變的台灣

Photo Credit:Unsplash

因疫情之故,日本(和許多國家)的工作方式產生了不少具體且明顯的改變──我相信,這些變化雖因疫情而生,即使在未來疫情結束後仍不會停止。台灣無疑是全球防疫有成的「模範生」,但會不會也因此,反而錯過了這些改變的契機?

各位台灣的朋友新年快樂!我是在台灣創業的數位行銷公司代表佐藤(Leo Sato)。

去年的 12 月 28 日至今年(2021)的 1 月 3 日,是日本的新年假期。因此在去年的最後幾個禮拜,我忙著安排與日本客戶們在 2020 年的最後一次會議。會議中,我很驚訝地聽到許多客戶說:「今年因為新冠肺炎的影響,我們(在台灣也)不辦忘年會了)。」

這件事情也讓我想到,在我還是日本社會新鮮人時,所參與過的「忘年會」(相當於台灣的尾牙)。

在我前公司,忘年會是員工「自費參加」的。理論上員工也可以拒絕出席,不過考量到公司對自身的「評價」,似乎仍成了一件無法拒絕的事──因此當我還在日本上班的新人時期,參加忘年會這件事對我來說相當痛苦。

事實上,不只我前公司如此,在許多日商公司,忘年會都是員工要自費參加的。

當我將這個故事分享給台灣人時,他們都很驚訝,說道哪有辦尾牙的預算由員工來支付的道理?現在如果我在台灣這樣做,相信沒人會參加公司尾牙(笑)。也因此,我想今年因為新冠肺炎而取消的(日商)忘年會,應該反而會讓許多年輕人相當開心吧(笑)。

言歸正傳:「忘年會」,絕非日本企業唯一因新冠肺炎而改變的地方。在我去年與日商公司的合作中,在許多地方都明顯感受到工作方式的變化。而我在日本當地工作的朋友們,也強烈感受到工作方式的改變。

因此在這篇專欄文章裡,我想介紹一下因疫情之故,對日本人的工作方式產生了哪些具體且明顯的改變──我相信,這些變化雖因疫情而生,即使在未來疫情結束後仍不會停止。同時這些變化不僅日本,在其他許多國家也正在發生中。

希望透過這篇文章,能讓台灣人了解日本工作方式的變化,並且進一步留意、思考:未來的台灣,或許也要開始適應與現在大不相同的工作方式。

圖/Manuel Cosentino@Unsplash

驚人的 Zoom 普及率

在日本,Zoom 幾乎已經成為在商業場合與客戶開會的默認工具。Zoom 的普及率如此之高,也讓人不禁懷疑其他工具都到哪去了。

其實在此之前,我們公司已經習慣使用 Google meet 作為開會工具,但由於多數的客戶都使用 Zoom,因此為了配合客戶,我們也只能改為使用 Zoom 的付費方案(我個人覺得功能和skype 或 google meet 一樣……)。

我認為,現在台灣企業若要與日本業務往來,就得開始習慣使用 Zoom。此外,對日商(和許多外商)客戶來說,現在若說「我不會用 Zoom」,似乎更成了一種「不專業」的表現──像我一開始就因為不習慣使用 Zoom,而在一次線上會議中,當場被客戶要求應該把系統預設的顯示名「user」改為我自己的名字(囧)。

這個現象如今甚至成為一個「國際職場潮流」。有次,就連我與在新加坡工作的朋友通話,也被對方要求使用 Zoom。這個線上會議軟體短期間如此高的普及率,真的很令人吃驚!

圖/Ketut Subiyanto@Pexels

「BtoB 企業的 DX 化」

去年 12 月初,我參與了一間在東京證券交易所第一部上市的 BtoB 公司 Zoom 會議。

會議的主題,正是日本企業界現在最流行的DX 化(數位化)未來」:這間公司主要的商業模式是販賣、代理日本公司製作的產品。以前,他們的業務員都透過打電話、或直接拜訪潛在客戶獲取訂單。但由於新冠肺炎的影響,業務們無法直接登門拜訪客戶。讓他們有著強烈的危機感,所以自 2020 年起,開始認真推行業務開發 DX 化(數位化)的工作。

會議上,一直不斷聽到「DX」、「數位行銷」、「數位廣告」等關鍵字。有時候難免有種「他們是不是在勉強自己數位化?」的感覺,但換個角度來說,至少也深刻地感受到這家大企業正認真地思考、執行全面數位轉型的工作。

過去一整年,我們公司也接到不少 BtoB 公司的數位行銷需求諮詢;我們也為此建立了對應BtoB 企業數位行銷的體制。

相較之下,我陸續在去年和今年拜訪了幾間台灣的 BtoB 企業,絕大多數公司都還在用電話與登門拜訪的方式跑業務──一切與過去如常。雖然「數位化」不一定是最正確、有效率的方式,但我相信幾年後,懂數位的 BtoB 公司和不懂數位的 BtoB 公司間,在國際業務量上必然會有相當大的差異。

遠距工作趨勢下,法規也需調整

如同前述,我過去一年和日本人開了非常多次 Zoom 會議。有趣的是,會議中發現很多人的背景從公司變成自家櫥櫃或客廳──以前為了趕上班打卡,不得已擠滿員電車通勤的數百萬東京上班族,在短短一年內紛紛開始遠距工作,想來實在讓人感到不可思議。

不過,至今仍無法遠距工作的案例也是有的。我的朋友在日本新冠肺炎第一波高峰(2020 年3、4 月份)時,仍被強制要求通勤上班。但以前早上通勤時間班班爆滿的山手線如今幾乎都沒有人,也讓他第一次體驗到早上「坐著通勤」的感受。其他,也有像 Cyber​​Agent (日本最大數位廣告代理商)採用混合遠距工作和通勤模式的例子。

我還有位在知名大企業任職的朋友說,因為開始遠距工作的關係,他們公司內的「電子公文」制度也迅速普及──過去,所有需要主管「實體」簽名蓋章的預算申請、費用申請、文件審批,突然間都迅速線上化、並且採用電子簽章。

在世界各地也紛紛因疫情的關係,造成「遠距工作模式」開始成為標準時,日本和各國政府都為此陸續調整勞動相關的法規條文──例如工時的認定、員工遠距工作的相關權益等等。

然而,在台灣由於疫情相對沒有造成太大的衝擊,這件幸福的事情,卻也造成和國際職場趨勢脫鉤的現象:例如在台灣的《勞動基準法》中,有「公司需保障員工工作環境安全」的規定、員工工時的認定,也以「到公司」上下班的出缺勤紀錄為準。因此,「遠距工作」對台灣公司來說,反而成為一種風險或負擔,公司也因此較沒有讓員工施行遠距工作的動力。

因此,當未來(其實現在已經發生)「各國企業多採遠距工作,唯獨台灣仍需打卡上下班」的狀況出現時,台灣應該如何應對呢?在往來緊密的國際化商業市場中,包括「在台外商」、「台商與海外客戶往來」、「國際人才流動」等等議題上,相信這都會是台灣政府相關部門需要妥善思考與因應的問題。

人事評價的轉變:時間管理或業績管理?

隨著遠距工作的推行,許多日商公司也開始討論、改變人員管理的模式──更具體來說,因為遠距工作難以管理員工的工作時數,讓日本人開始檢討傳統上以「工時」衡量薪資的標準(以工時作為薪資計算基準),而將之改為「成果 = 薪資」的模式。

舉個最簡單的例子來說,日本和台灣不少企業都有所謂的「加班文化」,亦即不論最終實際成果如何,為專案加班至晚上,通常能領有加班費、或至少會被視為「敬業負責」的表現,相對來說員工「每日必須上班的時數」也較無彈性。

而「成果薪資」導向的模式則相反:計算薪資 / 獎金等的方式,依照專案的實際成果來決定,而非「員工們為此花了多少時間」。也就是說如果最終績效良好,就算負責同事每週只花數小時工作,一樣能得到相應的報酬──這個制度其實過去已在部分國家的軟體產業(如美國矽谷)行之有年,但對相對傳統的日本大企業來說,仍是一個十分「大膽」、「嶄新」的嘗試。

但改變如今已快速地發生:日本食品業巨頭卡樂比(calbee),不久前就將人事管理模式改為成果導向,並讓許多員工採用遠距工作方式。

改變中的世界,與不變的台灣

我自己身為日本人,所以會特別關注日本產業的動向。但我相信許多人不論國籍,對「其他國家」的動向並不會如此敏感,除非自己有意識地定期關注國外新聞資訊。

也因此,如果一不注意,很可能有一天大家會突然發現台灣的工作方式、數位化普及程度、人事評價……等,「怎麼在短短時間內,和其他國家出現了這麼大的差異?」

台灣在新冠肺炎的防疫表現上確實相當優秀,也讓台灣人在國內免於受到行動範圍的限制──這點絕對是了不起的好事。

然而同時間我也認為,由於台灣不可能自外於全球經貿、商業市場,因此在國際職場潮流因疫情而產生質變時,台灣的政府、企業和職場人士,也應格外關注外界的種種變化,並作出相應的調整,以免反而「因福得禍」,在數位轉型、人才培養等關鍵競爭環節上落後。

個人認為,當中台灣尤其需要特別要關注的,是「遠距工作」的相關議題:因為當我以公司負責人身份查找台灣勞動法律的相關資訊時發現,在台灣相關部會與企業界,仍以認為「不需要為遠距工作趨勢做準備」者居多。筆者不禁擔心,相較其他國家紛紛「被迫適應」新形態的工作方式(包括職場上、法規上、人才培養上等不同面向)時,台灣工作型態的演進可能反而居於落後。

2021 年,期許大家持續關注國外趨勢,並提前做好準備。

執行編輯:蔡文晴
核稿編輯:張翔一

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在日本,Zoom 幾乎已經成為在商業場合與客戶開會的默認工具。Zoom 的普及率如此之高,也讓人不禁懷疑其他工具都到哪去了。
2021/01/18 10:38
我認為,現在台灣企業若要與日本業務往來,就得開始習慣使用 Zoom
2021/01/18 10:38
日本企業界現在最流行的「DX 化(數位化)未來」
2021/01/18 10:38
所有需要主管「實體」簽名蓋章的預算申請、費用申請、文件審批,突然間都迅速線上化、並且採用電子簽章
2021/01/18 10:39
「電子公文」制度也迅速普及
2021/01/18 10:39
改變中的世界,與不變的台灣
2021/01/18 10:41
如果一不注意,很可能有一天大家會突然發現台灣的工作方式、數位化普及程度、人事評價……等,「怎麼在短短時間內,和其他國家出現了這麼大的差異?」
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